Behrends Marketing: technische Konzeption und Inszenierung des Aareon Kick-off 2021

Am Anfang jeder Planung steht natürlich immer ein Gespräch. Konkret in einer Telefonkonferenz mit allen Stakeholdern. Gesprochen wurde über Ziele, die durch die Veranstaltung erreicht werden sollen und über die Teilnehmenden. Behrends Marketing moderierte hier bereits in einer frühen Projektphase an, dass das konzeptionelle Ergebnis mehr sein wird, als die schlichte Übersetzung eines Eventformats in eine digitale Version. Menschen müssen abgeholt werden. Daher stehen sie im Mittelpunkt der Konzeption, inhaltlich und emotional. Und es ist durch die Digitalität nicht gerade einfacher geworden Menschen zu begeistern.

Diese Erkenntnisse dienen als Leitgedanken:

• Live kann nicht einfach digital ersetzt werden. Es muss auch neu gedacht werden.
• Digital hat fantastische zusätzliche Möglichkeiten, die Unternehmen weiterbringen und muss breit gedacht werden.
• Live ist Bestandteil von Digital. Wer alles on Demand macht verliert den Kontakt.

Aus den gesammelten Informationen wurde dann das Briefing abgeleitet, welches immer Grundlage aller weiteren Überlegungen ist. Schnell folgte dann der erste Vorschlag. Zeit ist ein wichtiges Gut und steht nur sehr beschränkt zur Verfügung. Daher war schnelles Handeln erforderlich. Zwischen dem ersten Konzeptgespräch und der Tagung lagen nur knappe 3 Monate. Deshalb musste natürlich in allen Bereichen parallel gearbeitet werden. Der erste Konzeptvorschlag richtete sich bereits an der Customer Journey aus. Und die startet ja mit dem ersten „Safe the date“ und endet digital nie. Integriert wurden Workshopformate, Agendasettings, Benefits, Motivationen, Bewegung und Pausen.

Weitere Erkenntnis: Ein digitales Format hat keinen endliche Customer Journey. Die Frage „what’s next?" muss beantwortet werden.

Im Entscheidungsworkshop wurden die Leitplanken gesetzt. Am Ende eines jeden Tages entscheidet auch Finanzielles über Möglichkeiten und die Ausgestaltung. Auf Basis der Workshopergebnisse wurde dann das Rahmenkonzept festgezogen, mit einem klaren Empfehlungskatalog. Eine Budgetempfehlung gehörte an dieser Stelle auch dazu. 

Erst jetzt wurde die Übersetzung in eine technische und organisatorische Lösung finalisiert. Im Mittelpunkt steht die Orchestrierung der digitalen Tools, die innerhalb des Events oder der Tagung zielführend sind. Hierbei spielt auch eine Rolle, welche Tools für welchen Zweck geeignet sind und wie diese Tools auch in die DSGVO Verordnungen von Unternehmen eingebracht werden können. Die richtige Mischung aus neuen Tools und zukünftigen, bewährten Anwendungen ist wichtig. Hierbei spielt der erforderliche Schulungsaufwand, der eine Nutzung erst möglich macht, eine entscheidende Rolle.

Behrends Marketing arbeitet mit viele Tools und und kennt deren Nutzen. Ein neues Tool, eine neue App oder ein neues Programm nutzt nur im Kontext der Zielsetzung. Folgende Tools und Begriffe spielten oft eine Rolle und mussten sortiert werden:

Twitch, Youtube, Webex, Zoom, Teams, ExpoIP, RumbleTalk, Wonder.me, Klaxxon, Whiteboard, Greenroom, VMix,  LTE Bundle, Satelitenübertragung, Bandbreite, Streaming.

Abgestimmt auf die Inhalte, Ziele und Teilnehmer*innen wurden dann die Tools in einem Regieablauf zusammengeführt und auf Konsistenz, Harmonie, Eventerlebnis und Teilnehmerbindung geprüft.
Die Erstellung der Moderatorenbriefings und technischen Ablaufpläne mündeten in die begleitete erfolgreiche Produktion.